Nyomtatóbarát változat

Tisztelt Tulajdonos!

Az Orion Társasházkezelő Kft. 2008. évben alakult azzal a céllal, hogy leendő partnerei számára biztosítson egy teljes körű üzemeltetési szolgáltatást. Eltökélt célunk, hogy a múltból megmaradt, tanácsi vagyonkezelőkből alakult képviseleteknél jóval tartalmasabb szolgáltatást nyújtsunk.
Legfőbb erősségünk a kommunikáció. Munkánk során nélkülözhetetlen a kapcsolattartás és a folyamatos tájékoztatás. A megbízóink számára egy zárt közösségi fórumot hozunk létre, melyen megvitathatjuk a társasház életét érintő dolgokat, problémákat. Fontos dolog az önálló tulajdonosi szemlélet kialakítása, mert ennek segítségével megóvható az épület műszaki állaga, valamint stabilabbá teszi annak gazdálkodását.
A Tulajdonosközösséggel közösen kitűzött célok elérése érdekében a nagyobb szakértelmet igénylő feladatok tervezését, összefogását a leghatékonyabban egy erre felkészült személy tudja ellátni. Az általunk kezelt társasházak zavartalan működéséért a közös képviselő a felelős.

A közös képviselő feladata, hogy átlássa a társasházban zajló folyamatokat. Egy személyként kell az alábbi kötelességeket ellátnia és összehangolnia:

Számviteli, pénzügyi feladatok: éves költségvetési javaslat, közös költség kiszámítása, közlése, könyvelés, nyilvántartások, számlák kifizetése, fizetőképes helyzet figyelése, éves elszámolás és mérleg elkészítése, bevallások elkészítése, iratok őrzése.

Műszaki feladatok: épület állagának figyelemmel kísérése, munkák megrendelése, árajánlatok beszerzése, javítások műszaki ellenőrzésének megszervezése, szabványossági vizsgálatok: tűz, villám és érintésvédelemmel kapcsolatban, intézkedés az azonnali beavatkozást igénylő hibák elhárítására.

Jogi feladatok: a közösség képviselete jogi és hivatali ügyekben, törvényességre való felügyelet, a közgyűléstől kapott szakszerűtlen utasításokra való figyelmeztetés, SZMSZ és házirend javaslatainak kidolgozása, munkáltatói jogok gyakorlása, szerződések kötése, eljárás a hátralékos tulajdonostársakkal szemben, jótállási, szavatossági jogok érvényesítése, eljárás a közös tulajdonnal kapcsolatos szabálysértések és birtokháborítások ügyében, közös képviselő váltás esetén átadás és átvétel lebonyolítása

Szervezési feladatok: közgyűlés összehívása, közgyűlési anyagok elkészítése, félfogadás biztosítása, bizottságok indítványozása és együttműködés ezekkel, munkavállalók kiválasztása és munkavédelmi oktatásban részesítése.

Ellenőrzési feladatok: munkavégzések, házirend és tűzvédelem betartásának, lakások rendeltetésszerű használatának, közmű-fogyasztásmérők ellenőrzése.

Az általunk alkalmazott közös képviselők nem csak az Orion Társasházkezlő Kft-nek tartoznak teljes felelősséggel munkájukért, hanem maximálisan ki kell elégíteni az általuk kezelt társasház Tulajdonosközösségének igényeit is. Ezzel a felépítéssel elérhető, hogy a közös képviselő nem ígéretekkel, hanem tettekkel látja el feladatát.
Ezt megerősíti az is, hogy egyedül álló módon havonta beszámolót készítünk az elvégzett munkánkról, melyet a társasház Számvizsgáló Bizottsági Tagjainak jóvá kell hagynia.
Alapvető kötelességünknek tekintjük az okszerű és stabil gazdálkodás biztosítását, melynek menetét a közgyűlés által erre felhatalmazott tulajdonostársak (Számvizsgáló Bizottsági tagok) bármikor ellenőrizhetnek. Munkánk során igyekszünk napi kapcsolatot kialakítani a tulajdonosokkal, és a Számvizsgáló Bizottsági tagokkal, annak érdekében, hogy a Társasház kezelése során mind teljesebben megismerhessük, és figyelembe vehessük a közösség igényeit. A kezelésünk alatt lévő Társasházakra jellemző a feszes költségvetés, valamint a pénztári mozgások minimális szinten tartása.
Ügyelünk arra, hogy csak annyi feladatot vállaljunk fel, amelyet gondosan, és pontosan el is tudunk látni.

Mindezek mellett fontos feladatunk a társasház folyamatos, zavartalan működésének biztosítása, a tervezett javítások, karbantartások elvégeztetése, a váratlanul bekövetkezett hibák azonnali és szakszerű elhárítása, továbbá minden olyan esemény kezelése, megoldása, mely a házban élők komfortérzetét hátrányosan befolyásolja, és a megszokott életvitelét, nyugalmát zavarja.

Közös képviseleti feladatok ellátása

• Társasház képviselete harmadik személlyel szemben
   
• Közgyűlések szervezése, lebonyolítása, a hozott határozatok maradéktalan végrehajtása (közgyűlések anyagait mind írásban, mind elektronikus formában eljutatjuk a tulajdonosoknak. Fontosnak tartjuk a határozatok előkészítését, ezért mindent megteszünk azért, hogy a tulajdonosközösséget megfelelően tájékoztassuk az adott kérdésekkel kapcsolatba)
   
• Költségvetés tervezése, elszámolások előkészítése mindengazdasági évet követően a számvizsgáló bizottsággal közösen ellenőrzésre kerül a lezárt könyvelés, majd ezt követően megvitatjuk az aktuális évi költségvetést. Erről az eseményről jegyzőkönyvet készítünk, melyet megküldünk minden tulajdonos számára a közgyűlés összehívását megelőzően.
   
• Kapcsolattartás a Tulajdonosokkal, gondnokokkal, Számvizsgáló Bizottsági Tagokkal munkatársaink 0-24 órában a Tulajdonosok rendelkezéseire állnak (az irodai szolgáltatások munkaidőben) elérhetnek vezetékes és mobiltelefonon, interneten, e-mailen, valamint faxon keresztül. Fontosnak tartjuk a személyes jelenlétet, ezért a társasházban havonta egy alkalommal (igény esetén akár többször is) tartunk fogadóórát, ahol szinte minden irodai szolgáltatást biztosítani tudunk. A Számvizsgáló Bizottsági Tagokkal való egyeztetéseket, ellenőrzéseket az irodánkban látjuk el, de amennyiben a társasházban biztosított egy helység ahol ezen feladatokat el lehet látni, úgy megoldható a helyszíni ellenőrzés is. A takarító és a gondnok munkáját véletlenszerűen a helyszínen ellenőrizzük.
   
• Tulajdonosi nyilvántartások vezetése, lakónévsor, elérhetőség, levelezési cím, stb… Tulajdonosi adatbázisunkat bizalmasan kezeljük, azokat kizárólag törvényes keretek között adjuk át harmadik személy részére a tulajdonos értesítése mellett. Tulajdonosváltozások esetén vállaljuk a postaládán, valamint a kaputelefonon szereplő kiírások változtatását, egységesen tartjuk annak kinézetét.
   
• Társasház gazdálkodásának elvégzése, szolgáltatók szerződés szerinti számláinak kifizetése a tervezett kiadások határidőre történő teljesítésért törekszünk azzal, hogy minimalizáljuk a tulajdonosi kintlévőségeket, valamint megfelelő költségvetés tervezetet állítunk be, amely lefedi a lakóközösség igényeit.
   
• A közös területek bérbeadás útján történő hasznosítása, szerződések karbantartása koordináljuk a bérleti szerződések megkötését, valamint a hasznosítható területek, felületek kiadását amennyiben rendelkezik ilyennel a társasház. Ezt átlátható nyilvántartásban vezetjük, amelybe minden tulajdonos betekinthet. Ennek segítségével mérsékelhető a közös költség fizetési kötelezettség. Amennyiben nincs ilyenre lehetőség, úgy szorgalmazni szoktuk a szelektív hulladékgyűjtés megszervezését és az elektromos rendszer átalakítását (gazdaságosabb üzemeltetés)
   
• A társasház egyéb adminisztratív feladatainak elvégzése a társasházaink levelezéseit rendkívül pontosan vezetjük, mert ez a legfontosabb eszköze a gondos és pontos munkavégzésnek. Munkánk során igyekszünk mindent dokumentálni, így elkerülhetőek a félreértések és precízebb lehet a számonkérés. A tulajdonosokat 3 havonta értesítjük egyenlegük alakulásáról, évente két alkalommal készítünk fűtéselszámolást (igény esetén akár többször is). A fizetési felszólításokat és annak költségét a tartozó tulajdonosokra terheljük ennek megküldését havonta elvégezzük és jelentjük a Számvizsgáló Bizottság Tagjainak.
   
• Zavartalan és gazdaságos működést szolgáló szolgáltatói, megbízási szerződések előkészítése, megkötése a költségek alacsony szinten tatásának érdekében megkeressük a legjobb ajánlatot tevő szakembert-szolgáltatót. Ugyan akkor fontos kiemelni, hogy a minőség rovására nem minden esetben érdemes a legkedvezőbb árú ajánlatot választani.
   
• A bankszámla (-ák) kezelése A bank által küldött kivonatokat naprakészen tartjuk nyilván erre szolgáló programunkkal. Az ellenőrzések előtt minden hónap végén elektronikus úton megküldjük ezt a Számvizsgáló Bizottsági Tagoknak. A bankszámla (-ák) interneten is megtekinthetőek az erre jogosult Számvizsgáló Bizottsági tagoknak.

Műszaki és garanciális feladatok

• Műszaki bejárás megtartása, a javítást igénylő munkák meghatározása Havonta két alkalommal tartunk a társasházban műszaki bejárást, amelyről naplót vezetünk. A bejárások alkalmával szemrevételezzük a társasházban található rendellenességeket és gondoskodunk annak szakszerű javításáról. (hibásan üzemelő zárak, kiéget izzók, hibás kapcsolók, stb.) Ezen felül minden bejelentett meghibásodást felülvizsgálunk és haladéktalanul megjavíttatunk. Ennek a felépítésnek köszönhetően nem kell állandó gondnokot alkalmaznia a társasháznak
   
• Karbantartások ellenőrzése, befejezett munkák átvétele Rendszeresen ellenőrizzünk a karbantartó vállalkozókat, és az elvégzett munkát követően aláírással is tanúsítjuk a karbantartás megtörténtét. A karbantartási számlák mögé csatoljuk az ellenjegyzett munkalapot. Az elvégzett felújításokat, átalakításokat stb.. a munka átvétele után áll módunkban kifizetni, szükség esetén műszaki ellenőr bevonásával.
   
• Garanciális munkálatok szervezése részt veszünk és szervezzük az éves garanciális bejárást, amelyről pontosan vezetett jegyzőkönyvet veszünk fel (fénykép mellékletekkel). Az elkészült jegyzőkönyv alapján nyomon követjük a hibák kijavítását és ennek megtörténtéről az Sz.B. tagokkal közösen egy igazolást állítunk ki. Egyedül álló módon segítünk a lakáson belüli hibák összegyűjtésében (falrepedések, fűtésproblémák, rossz szellőzés, penészesedés, stb..) és a nagyobb hatékonyság érdekében szervezetten kérjük ezeknek a kijavítását. Amennyiben nem sikerül a határidők betartásával a garanciális igény érvényesíteni, úgy a tulajdonosközösséggel közösen jogi útra tereljük a társasház igényeit. (független műszaki szakértő megbízása, peres úton való érvényesítés)
   
• Felújítási munkálatok és beruházások teljes körű ügyintézése megvizsgáljuk a társasház műszaki felépítését, majd ezt követően javaslatot teszünk a gazdaságosabb üzemeltetés lehetőségeire. (lépcsőházi világítás szakaszolása, mozgásérzékelők, alkonykapcsolók beépítése, időzítő relék alkalmazása) és kiszámítjuk ennek megtérülési idejét is.

Üzemeltetési feladatok

• Hibabejelentések fogadása 0-24 órás telefonos hibabejelentést üzemeltetünk, ezen felül az összes elérhetőségünkön tudjuk fogadni a panaszokat. Szakértő alvállalkozóink segítségével minden felmerülő hiba elhárítását biztosítani tudjuk. A bejelentéseket írásban rögzítjük, lehetőség szerint fényképmellékletekkel.
   
• Rendszeres épületszemlék megtartása havonta legalább két alaklommal bejárjuk a társasház közös területeit amelyről naplót vezetünk. A bejárások alkalmával ellenőrzésre kerülnek a karbantartási, szolgáltatói (takarító, kertész) vállalkozók, valamint írásban és fényképmelléklettel dokumentálásra kerülnek az észrevételezések.
   
• Szolgáltatások, és berendezések biztosítása fontos kötelességünk, hogy zavartalanul működtessük a társasház berendezéseit és hiba nélkül biztosítsuk az épület használhatóságát. Nagy hangsúlyt tesszük az épület tisztántartására, ezért ennek ellenőrzését rendszeresen elvégezzük.

Karbantartás

• Karbantartási szerződések megkötése a garancia megtartásának érdekében célszerű a karbantartást azzal a céggel elvégeztetni, aki az adott épületgépészeti elemet beépítette. A karbantartási munkák ezen elemeknél szabályozva vannak, a karbantartások gyakoriságát és időpontját a karbantartó cég határozza meg. Cégünk biztosítja számukra az épületbe való bejutást, valamint ellenőrzi és ellenjegyi az elvégzett munkálatokat.

Közüzemi szolgáltatókkal kapcsolatos feladatok

• Társasház szerződéseinek felügyelete megkötjük a szükséges közüzemi szerződéseket, ellenőrizzük és nyilvántartjuk a társasház fogyasztásait. Felhívjuk a tulajdonosok figyelmét a kedvezményekkel kapcsolatosan (gázártámogatás, szemétdíj kompenzáció stb.) Nyomon követjük a társasház vízfogyasztását, és megszervezzük a mellékmérőkre történő szerződéskötést így nem kell más tulajdonos helyett víz- és csatornadíj költséget fizetni. 6 évente megszervezzük a mellékmérők cseréjét.
   
• Fűtéselszámolás saját programunkkal vállalni tudjuk, hogy akár havonta kiszámítjuk a társasház fűtésfogyasztását. Ellenőrizzük a mérőórák hitelesítését, valamint sértetlen plombálását.
   
• Gyengeáramú szolgáltatások lehetőség szerint minél több szolgáltatót szeretnénk biztosítani (internet, televízió, telefon) a nagyobb verseny érdekében.

Könyvelési feladatok ellátása

• Elszámolások napi frissítéssel nyilvántartjuk a tulajdonosi befizetéseket, valamint előírásokat. Egyedi számítógépes programunk lehetővé teszi hogy elektronikus úton tájékoztatni tudjuk a tulajdonosokat aktuális egyenlegeikről.
   
• Beruházóknak elszámoltatjuk az építető céget, amelyről díjbekérőt készítünk és havonta ellenőrizzük annak teljesítését.
   
• Vállaljuk a társasház bankszámlájának ügyintézését internetes betekintést biztosítunk az Sz.B. tagoknak a folyószámla pénzmozgásaiba, szervezetten katalogizáljuk a beérkező bankszámla kivonatokat és számlákat.
   
• Kimutatások készítése bármilyen szemlélet alapján csoportosítani tudjuk a társasház bevételeit kiadásait és ezeket igény szerint megküldjük az Sz.B. tagoknak ezzel is elősegítve a könyvelés ellenőrzését. Elkészítetjük a társasház adóbevallását és esetlegesen a járulékfizetési kötelezettségét. A társasház bevételeinek, kiadásainak könyvelése (havi zárások és naplófőkönyvi kimutatások elkészítése)
   
• Kintlévőségek Mindent megteszünk annak érdekében, hogy a tulajdonosi kintlévőségeket minimális szinten tartsuk. Ennek érdekében fontos a napi könyvelés a és a gyors reagálás. A behajtási folyamat menete: Kéthavi elmaradás esetén szóbeli felszólítás. Ennek eredménytelensége esetén a harmadik hónap elteltével írásbeli felszólítás. Amennyiben így sem történik befizetés, úgy megküldjük az utolsó fizetési felszólítást is, melyet követően az ügyintézést a jogi partnerünk veszi át és ennek költségét a tulajdonosra terheljük (a törvényi előírások és az Sz.M.Sz. rendelkezéseinek megfelelően)

Társasházi dokumentumok elkészítése

• Alapító okirat vállaljuk társasházak alapító okiratának elkészítésének, valamint módosításának elkészítését, annak szervezését
   
• Sz.M.Sz. és Házirend Elkészítünk és kimondottan a ház igényeire szabunk egy tervezetet, melyet egy internetes fórumon a tulajdonostársakkal pontosítunk. Az elkészült dokumentumot jogi korrektúrának vetjük alá, és ezt követően javasoljuk a tulajdonosközösségnek az elfogadását. Amennyiben a kitűzött közgyűlésen nem jelenik meg az egyszerű többség, úgy írásbeli szavazáson fogadtatjuk el.
   
• Szerződések, jegyzőkönyvek évente (szükség szerint gyakrabban) frissítjük a társasház szerződéseit. Azon szerződéseket, melyek nem aktuálisak, még hat éven át megőrizzük.
   
• Levelezések kronológiai sorrendben tartjuk nyílván a társasház levelezését, melyet a tulajdonosok bármikor megtekinthetnek.

Pályázatok előkészítése, lebonyolítása

• Pályázatok figyelés nyomon követjük a kerületi, fővárosi, országos, valamint Uniós pályázati lehetőségeket. Javaslatot teszünk az ezeken való részvételre. Társasházkezelői díjunk magába foglalja a pályázat megírását, valamint más társasházkezelőktől eltérően nem tartunk igény sikerdíjra.

Jogi szolgáltatások

• Jogi képviselet egy társasház életében gyakori jelenség különböző jogi helyzetek tisztázása. Ennek érdekében ezeket a kérdéseket összegyűjtve egy jogi képviselő jelenlétében a közgyűlések alkalmával tisztázni tudjuk.
   
• Fizetési meghagyások, jelzálogjog bejegyzések a hátralékos tulajdonosokkal szemben indított jogi eljárásokat biztosítani tudjuk, melynek költségét a hátralékos tulajdonosra terhelünk.
   
• Garanciális igény érvényesítés Lehetőséget biztosítunk, peren kívül, vagy akár perben történő garanciális igények kielégítésére.
   
• Alapító okirat és Házirend jogi korrektúrázást követően és a hatályos törvényi előírásoknak megfelelően hitelesítettjük a társasház ezen dokumentumait.
   

Nem egyszerűen gondnoki szolgáltatást szeretnénk kínálni. Azt a célt tűztük ki az Orion Társasházkezelő Kft. megalapításakor, hogy a kezelésünk alatt álló társasházak folyamatosan a legjobb műszaki állapotban legyenek és így a lehető leghosszabb élettartamot érjék el, ezzel a biztosítva a tulajdonosoknak a lakás megvásárlásakor befektetett érték megőrzését, a társasház optimális gazdálkodása mellett.